Wie mag bepalen dat iets waar is binnen de organisatie

Het woord validatie roept al snel het beeld op van een technische controle: een vinkje, een automatische check, een systeem dat 'ja' of 'nee' zegt. Bij kennisvalidatie is dat een misverstand met gevolgen. De vraag of een werkinstructie nog klopt, of een norminterpretatie houdbaar is, of een uitzondering verantwoord is, kan alleen worden beantwoord door iemand met inhoudelijke kennis en formeel mandaat over dat domein.

Wat een ondersteunend systeem wél kan doen, is het besluit vastleggen zodra het genomen is: wie besliste, op welke datum, op basis van welke onderbouwing en met welke geldigheidstermijn. Die vastlegging is waardevol omdat ze het besluit herleidbaar en toetsbaar maakt, niet omdat het systeem zelf iets heeft vastgesteld.

Organisaties die dit verschil vervagen, eindigen met documentatie die formeel gevalideerd oogt terwijl er in werkelijkheid nooit een bevoegd oordeel over is geveld. Dat is een schijnzekerheid die pas aan het licht komt wanneer iets misgaat en blijkt dat niemand ooit echt akkoord heeft gegeven.

Een methodiek en infrastructuur zoals een knowledge operating system kan het validatieproces ordenen: signaleren wanneer iets aan herbeoordeling toe is, de onderbouwing bijeenbrengen, het besluit registreren en de status doorzetten naar waar de kennis wordt gebruikt, inclusief AI-toepassingen die er bovenop draaien. Dat is een aanzienlijke ordeningswinst ten opzichte van losse documenten en e-mailwisselingen.

Wat zo'n systeem niet doet, en ook niet zou moeten doen, is zelf bepalen of een werkwijze inhoudelijk juist is. Die uitspraak vergt vakkennis, verantwoordelijkheid en mandaat die bij mensen liggen. Elke suggestie dat automatisering die stap kan overnemen, ondermijnt het enige waar validatie om draait: een aanwijsbaar iemand die achter het besluit staat.