Situatie
Twee organisaties, twee waarheden over hetzelfde proces
Na een fusie blijkt al snel dat beide organisaties dezelfde taak op verschillende manieren uitvoeren, en dat beide teams overtuigd zijn dat hun manier de juiste is. Dat conflict oplossen is minder een kwestie van compromis dan van vaststellen welke werkwijze in welke situatie geldt, en wie dat mag beslissen.
01Het conflict
Twee manieren die allebei werken
In de weken na een fusie ontdekken teams dat de andere organisatie dezelfde taak anders aanpakt. Het ene team keurt een levering altijd steekproefsgewijs, het andere altijd volledig. De ene organisatie escaleert een afwijking bij de teamleider, de andere direct bij de kwaliteitsmanager. Beide werkwijzen hebben jarenlang naar tevredenheid gefunctioneerd, wat het samenvoegen lastiger maakt dan wanneer één van de twee duidelijk ondermaats zou zijn.
Het risico is dat deze verschillen in de eerste maanden onbesproken blijven omdat iedereen aanneemt dat de eigen manier vanzelfsprekend is, of omdat er geen duidelijk proces is om de knoop door te hakken. Medewerkers werken dan naast elkaar met tegenstrijdige aannames, tot een incident of een klacht het verschil zichtbaar maakt.
02Twee routes
Harmoniseren of naast elkaar laten bestaan
- Harmoniseren
- Eén werkwijze wordt de nieuwe standaard voor de hele organisatie, de andere vervalt.
- Naast elkaar laten bestaan
- Beide werkwijzen blijven geldig, gekoppeld aan context zoals locatie, klant of productlijn.
- Hybride
- De uitkomst wordt geharmoniseerd, de uitvoeringswijze mag verschillen zolang het resultaat gelijk is.
03Wanneer welke route
Hoe je de keuze per proces bepaalt
- Veiligheids- of kwaliteitskritisch, klant merkt het verschil
- Harmoniseren naar de werkwijze met het beste aantoonbare resultaat.
- Lokaal bepaald door wetgeving, klantcontract of vestigingsspecifieke omstandigheden
- Naast elkaar laten bestaan, met heldere afbakening wanneer welke variant geldt.
- Uitvoering verschilt, uitkomst is meetbaar gelijkwaardig
- Hybride: resultaat wordt de norm, uitvoeringswijze blijft vrij.
04Wie beslist
Bevoegdheid boven anciënniteit
De meest gemaakte fout is dat de werkwijze van de grootste, oudste of dominantste organisatie automatisch wint, ongeacht de inhoudelijke kwaliteit. Dat lost het conflict administratief op maar niet inhoudelijk, en het team van de kleinere organisatie ervaart de fusie dan als overname in plaats van samenvoeging, wat de acceptatie van de nieuwe regel ondermijnt.
Een werkbare aanpak wijst per proces een inhoudelijk bevoegde vast, niet per se de hoogst geplaatste manager, die op basis van de kenmerken van dat proces beslist welke route wordt gevolgd. Die persoon betrekt vakinhoudelijke vertegenwoordigers van beide voormalige organisaties bij de afweging, zodat de beslissing gedragen wordt op inhoud in plaats van op hiërarchie.
05Wat je vastlegt
Resultaat van de integratie per proces
Eén geldende werkwijze of expliciete variatie
Voor elk proces is vastgelegd of er één regel geldt of dat variatie is toegestaan, en onder welke voorwaarden.
Bevoegde beslisser bekend
Voor toekomstige twijfelgevallen is duidelijk wie namens de gefuseerde organisatie beslist.
Reden van de keuze zichtbaar
De overweging achter harmoniseren, naast elkaar laten bestaan of hybride is vastgelegd, zodat de keuze later te herzien is zonder het debat opnieuw te voeren.
06Lastige gevallen
Wanneer het niet vanzelf gaat
- Wat als beide teams evenveel gelijk lijken te hebben?
- Dan is het moment om te kijken naar aantoonbare resultaten in plaats van naar overtuiging: welke werkwijze levert bij toetsing het beste resultaat op.
- Wat als de knoop nooit wordt doorgehakt?
- Dan blijft de organisatie met twee parallelle, onuitgesproken standaarden werken, wat op termijn tot inconsistente klantervaring of kwaliteitsverschillen leidt.
- Verandert deze aanpak per fusiefase?
- In de eerste maanden ligt de nadruk op prioriteren van de meest risicovolle processen; minder kritieke processen kunnen later in de integratie aan bod komen.
Start gratis met KOS.
Bouw uw eerste kennisdomein op en doorloop de volledige kenniscyclus.
Alle onderwerpen in het kennisoverzicht.
Elk thema staat op zichzelf: het probleem, de sector of het moment waarop kennis wordt vastgesteld.